社内で使用しているITツール

こんにちは。
今回は、弊社で使用している社内ツールについてのご紹介したいと思います!
弊社では、業務効率化やチームメンバー間のコミュニケーションをスムーズに行うために、以下のツールを活用しています。
Slack 〜テキストコミニュケーション〜
社内でのテキストでのコミュニケーションは全てSlack(スラック)にて行われています。
一部、社外とのコミュニケーションにも使用をしています。
チャットツールとしてSlackを活用して業務連絡や報告を行っています。
なぜスラックなのか?
プロジェクトや部署ごとのチャンネル分けが非常につかやすい
弊社ではクライアントごとのスラックのチャンネルを分けて会話をしたり、社内でも事業部やプロジェクトごとに会話を分けて会話をしています。
1人が兼任になることもおおく同じスペース内で複数の会話が繰り広げられると確実に埋もれてしまします(最初はLINEからスタートしたのですがその時は重要情報の見落としが一番の課題でした)
それを解決してくれたのがスラックで今では当社になくてはならないツールとなっています。
また、メッセージに対して絵文字でリアクションする機能を活用しています。
例えば「両目の絵文字」や「承知しました」などの絵文字で、メッセージの確認や同意を示したり、笑顔や感謝の絵文字で自分の気持ちを伝えています。

自社のみで使用の絵文字もいくつあるのかわかりません!
slackでは写真や画像をアップロードしてカスタム絵文字として使用でき、カジュアルなやり取りも可能です。このようにSlackを活用することで、弊社では楽しいコミュニケーションを実現しています!


Discord 〜オンラインコミュニケーション〜
弊社ではリモートを中心として業務を遂行しており内勤のメンバーは、「Discord」を仮想空間として使用し業務を実施しています。
事業部毎にルームを作成しその中で業務を実施するので、朝礼も全体で実施します。
業務中はDiscordの音声・ビデオ通話機能をONにしておき、リアルタイムのコミュニケーションと同じレベルの環境にて業務を実施することで、リモートワークに起こり得る課題を極力解消する工夫としています。
会議室のチャンネルもあり
各プロジェクトごとの会議は、会議室のチャンネルを使用して行っています。
集中して作業を進めたいときには「集中部屋」を用意し、ここにメンバーがいる時は文字通り集中させて欲しい時間なので話しかけないようにしています。

なぜDiscordなのか?
元々はゲームプレイヤー向けに設計されていた、ボイスチャットアプリですが。
社内の発案でこちらでの運用を開始しました。それまではzoomのブレイクアウトルーム⇨Slackのhuddleを使用し今はこちらのツールに落ち着いています。
画面共有を複数ユーザー同時にできる点
ノイスキャンセリング精度が他のツールと比較し優れている点
この辺りが利点となり使用をしています。
背景画像が既存の画像しか設定できない(無料版のため)ことはマイナスポイントです。
※こちらはあくまでも社内のみで使用しており、
社外とのオンラインコミュニケーションは、
zoomを中心に、Googlemeetやteamsにて対応しております。
Notion(ノーション) 〜ストック情報〜
Exrailでは、Exrail wikipediaという名称でNotionにて様々な情報を管理しています。
今皆さんが見ていただいている、Webサイト自体もNotionを用いて普通にホームページを作成する1/10ほどの価格で作成をしています。
Notionの活用例
- Exrail wikipediaという名称で社内ノウハウ・情報データベースとしての活用
- クライアントとのプロジェクト管理ページとしての活用
- ホームページや公開リンクとしての活用
なぜNotionなのか?
ストック情報とフロー情報を切り分け情報を蓄積するため
私達が日々やり取りしている社内社外の会話や連絡には、「ストック情報」と「フロー情報」があります。
「フロー情報」 | 対面での会話、電話、チャットツール上などで取り交わされるコミュニケーションで、情報の鮮度が高いが、情報の滞在時間が低い。 |
「ストック情報」 | 議事録・ノウハウなど蓄積していかないといけない情報。 蓄積し共通言語とするもの。 |
Exrailも含めて、多くの企業がこのフロートストックを切り分けられておらずにおります。
例えば、「今日は○○さん休みです」のような情報はフロー情報として本日のみ認識していれば良いですが、「ルールが改定になりました」のような情報は、今後入社する人材にも必要な情報でストック情報として蓄積していかないといけないですが、今まではそれも含め全てSlackでのやり取りをしていました。
大切なのは「フロー情報」の中から、大切な部分を「ストック情報」に落とし込みをしていく事。
そのストック情報もエクセルやスプレッドシートにバラバラで機能していなかったのですが、Notionの活用によりそれを解決する事ができています。
自由にページやデータベースをデザインし、カスタマイズできるのも魅力です。
Notionの活用例

メンバー自己紹介、自社サービス概要やコンサルティング業務のマニュアル、勤務規程のマニュアルなどなど、様々なものを蓄積しています。
その他ツール
上記、3ツールを詳しく説明しましたがその他使用ツールをいかに一挙羅列します。
Rakumo
スケージュール管理・ワークフローにて活用
ChatGPT
LLMを通した社内改革、自社サービスにも利用中
one drive
全社のファイル共有を実施、エクセルの共同編集機能に利点
GoogleWorkspace
社内メーラーはGmail、Googleスプレッドシートをよく利用
Tldv
オンラインミーティングの議事録管理ツール、営業メンバーのみ利用
Canva
提案資料やランディングページの作成に利用中
以上です。
ちなみに、PC環境はWindows・Macどちらも対応しておりますのでご安心ください。
複数のツールを活用しより働きやすい環境を目指すとともに、
ぜひ効率の良い使い方があれば皆様教えてください!